計算機信息傳輸技術在辦公自動化中的應用

計算機技術的蓬勃發展,給辦公環境帶來了一場深刻的革命,現代計算機信息傳輸技術的發展,又使辦公環境向著現代化辦公大樓的目標—智能大廈（大廈內有：辦公自動化系統OA；通信自動化系統CA；大樓自動化管理系統BA。具有這三種功能的大樓,統稱為3A智能大廈。）邁進了一步,無紙化辦公時代已經來臨。筆者在國內面向公眾服務的ISP（Internet Sverver Provider即互聯網絡服務商）出現前后,就信息傳輸在辦公自動化中的應用作過一些償試,得到一些經驗,在此拋磚引玉,以便與水利水電工程地質計算機應用技術協作網的專家及本刊讀者進行交流。

1 享受ISP提供的Internet服務是信息傳輸的簡單有效途經

現代社會正在進入信息時代,人們對信息的需求日益增強,特別是計算機技術和通訊技術的有機結合,促進了現代信息技術的發展,從而對社會的信息需求又起到了支持和推動作用。Internet 就是這種技術的典型代表,它從根本上解決了分散數據庫的集中檢索。在國外,利用計算機網絡提供信息服務的市場發展十分迅速,尤其近幾年,以HTML語言為基礎的WWW技術的廣泛應用,使信息服務進入前所未有的發展熱潮,并朝著多媒體方向發展。在我國,1987年9月22日,由北京計算機應用研究所建立的我國第一個Internet電子郵件節點,向全世界發出了第一封自北京的電子郵件,1994年5月,我國實現了和Internet 的TCP/IP連接,從而開通了Internet 的全功能服務,多個全國范圍的計算機信息網絡項目相繼啟動,使Internet 在我國得以迅猛發展。目前,全國各大中城市都已有多家面向公眾服務的ISP,如北京的Chinanet、China Online、CERnet、InfoHighway Space,上海的公共信息網（又稱“上海熱線”）,廣州的“視聆通”等,向公眾提供了諸如信息查詢、電子郵件、綜合信息服務等多項業務。用戶只要有一臺電腦,配一內置或外置Modem（或Fax/Modem）,并擁有一條市內電話線,就可以到你認為合適的ISP處辦理入網手續,享受Internet服務。不同的ISP提供的查詢、瀏覽、E-mail等功能的使用方法,大同小異,可參看相應的ISP提供的用戶手冊,不再贅述。通過網上實踐,在選擇ISP時注意以下問題就可以了。

(1) 服務器中繼線,中繼線少會使用戶在登錄時等的很不耐煩;

(2) 服務費,各ISP收取的服務費標準及計費方法都有不同,可擇優選取;

(3) 繳費方便與否,繳費方式及繳費網點的遠近也是選擇ISP的重要因素。

2 沒有入網條件,如何實現遠距離信息傳輸

Internet 在中國的發展雖然迅速,但仍屬剛剛起步,與發達國家相比仍有較大差距。國內面向公眾服務的ISP多集中在大中城市,網絡覆蓋面受到限制,而水利行業的特點是廣大水利工作者都在中小城鎮,甚至窮鄉避壤,短期內根本不可能享受到Internet服務。另外,有的地方即使有ISP,面對其高昂的費用、繁瑣的入網和繳費手續、不良的服務質量,全行業貧困的水利工作者,特別是處于基層的廣大地質勘測人員,也只能是望而卻步。在這種情況下,能否實現遠距離信息傳輸呢？筆者通過實踐回答是：在安裝了FAX/MODEM的計算機上應用必要的通訊軟件,可以進行遠距離信息傳輸,而且可以做到傳輸速度快、操作方法簡便。

2.1 遠距離信息傳輸的含義

筆者所介紹的信息傳輸的含義,主要是指一臺計算機向遠程的另一臺計算機或傳真機發送傳真、一臺計算機接收遠程計算機或傳真機發送的傳真、兩臺計算機之間屏幕對話及兩臺計算機之間實現文件傳輸即EDI（Electronic Data Interchange 電子數據交換）技術。

2.2 遠距離信息傳輸的必要硬件

信息傳輸雙方都必須有一臺計算機、一個內置或外置FAX/MODEM、一條電話線,如要用傳真機收發傳真,還要有一部傳真機。

2.3 遠距離信息傳輸通訊軟件

目前市場上通訊軟件很多,當你購買FAX/MODEM時,商家就會附一份通訊軟件。筆者曾試用過多種軟件,也淘汰了不少軟件,例如,為使用中文版通訊軟件,用了高級遠程通信軟件（Xcom version 4.12）,由于其操作系統是基于DOS,結果顯然是被淘汰了。WINFAX、QuickLink等軟件,或因界面不友善、或因配置太繁雜、或因操作不簡煉、或因功能不齊全,均棄之不用了。后安裝了BitWare for Windows Version 3.24 F/D ,經使用雖為英文軟件,但綜合感覺良好。現將該軟件介紹給讀者,以促使計算機在辦公自動化中更廣泛的得以應用。

3 通訊軟件BitWare for Windows Version 3.24 F/D 簡介

BitWare for Windows Version(簡稱BWV) 3.24 F/D 是美國CHEYENNE公司1995年推出的基于WINDOWS操作系統的遠程通訊軟件。經筆者實踐,其最大特點是對計算機設備要求不高,遠程通信功能較全,使用方法簡便,用戶界面友好。

3.1 BWV 3.24 F/D 的運行環境

筆者認為在能運行WINDOWS 操作系統的計算機上均可滿足該軟件的運行要求,經在不同檔次的計算機上測試,在486/33 計算機上配傳輸速率為2400波特率的MODEM,已可滿足文件傳輸要求。該軟件可在中英文WINDOWS3.X、WINDOWS95系統下運行。

3.2 BWV 3.24 F/D的安裝

BWV 3.24 F/D的安裝非常簡單,只需運行安裝盤上的SETUP.EXE程序,即可依據其提供的安裝向導進行安裝。

3.3 BWV 3.24 F/D的主要功能

該軟件主要有三大功能:發送傳真、接收傳真和EDI功能。

3.3.1發送傳真功能

1)用WINDOWS應用程序（例如WORD、EXCEL）直接發送傳真,方法非常簡單,就象打印文本一樣。

2)BITWARE 直接發送傳真,將傳真文件直接由BITWARE發送。

3)發送簡短信息,例如傳真封面。

4)發送一組傳真。例如要將傳真發給不同的接收者,可在電話薄中將接收者定義為一組,用此功能可依次給每一接收者自動發送傳真。

5)以傳真文件格式存儲文件,以便將來轉發、重發或瀏覽、打印等。

6)其它如傳真預覽、打印功能等。

3.3.2接收傳真功能

1)自動接收傳真：將BITWARE置于接收傳真狀態后,繼續你在其它WINDOWS應用程序的工作,當有傳真來時,可自動接收傳真。

2)拔出電話來接收傳真：如果有一電話接在FAX/MODEM上,就可自己拔出電話并用手動接收功能來接收傳真。這種功能貌似多余,但在以下幾種情況下還不得不用此功能。

1.接收傳真前需要與發送者交談;